Étapes à suivre pour commencer
Avant d'ajouter des listes de contrôle des étiquettes, examinez vos processus existants :
- Examinez les formulaires existants : analysez les formulaires de demande de produit, les formulaires d’évaluation ou les candidatures des fournisseurs. Identifiez les questions ou les informations que vous pouvez reformater en un élément de la liste de contrôle des étiquettes. Cela permet aux fournisseurs de sélectionner des options qui se traduisent directement en étiquettes de produit.
- Analysez les listes de contrôle existantes : examinez les listes de contrôle internes ou les critères utilisés pour évaluer les produits. Si les informations de la liste de contrôle peuvent être recueillies lors du processus de validation, ajoutez la liste de contrôle pertinente en tant qu’élément de liste de contrôle d’étiquette à vos formulaires .
- Vérifiez votre flux de travail : identifiez les étapes où un administrateur applique manuellement une étiquette pour activer une étape conditionnelle ou mettre à jour un statut . Une liste de contrôle des étiquettes peut automatiser ce processus et garantir la cohérence.
Vous pouvez utiliser les listes de contrôle des balises pour automatiser les flux de travail sur différents types de formulaires.
Les listes de contrôle d'étiquettes permettent de recueillir indirectement des informations sur le demandeur et le produit demandé. Par exemple, lors de la soumission d'une demande de produit , vous pouvez exiger des demandeurs qu'ils sélectionnent leur établissement scolaire, la matière et le niveau scolaire à partir d'une liste de contrôle d'étiquettes.
Si une condition est ajoutée à une étape du flux de travail, les balises issues de ces réponses peuvent déclencher des révisions conditionnelles.
Exemples :
- Un enseignant demande un produit et sélectionne « Lycée » . Les étiquettes sont appliquées à l'outil, le flux de travail est déclenché et l'étape conditionnelle « Lycée » est exécutée.
- Un autre enseignant demande le produit et sélectionne « Collège » . L’outil comporte désormais les étiquettes « Collège » et « Lycée » , de sorte que les étapes correspondant aux deux niveaux seront exécutées pour cette demande.
Les évaluateurs peuvent utiliser des listes de contrôle d'étiquettes pour recueillir des informations sur les produits lors du processus d'évaluation. Par exemple, vous pouvez créer une liste de contrôle d'étiquettes avec des options telles que « Conforme aux normes d'accessibilité » ou « Respect de la confidentialité des données des élèves » . Au fur et à mesure de l'évaluation du produit, les évaluateurs peuvent sélectionner les éléments pertinents pour appliquer automatiquement les étiquettes correspondantes.
Si une condition est ajoutée à une étape du flux de travail, ces balises peuvent également déclencher un examen supplémentaire. Par exemple, si un examinateur sélectionne « Conforme à la protection des données des étudiants » , le système ajoute automatiquement la balise et attribue l'étape conditionnelle au spécialiste de la protection des données pour examiner le produit.
Vous pouvez également utiliser une liste de contrôle des étiquettes avec une étape d'automatisation conditionnelle pour terminer un flux de travail. Si un réviseur sélectionne une étiquette telle que « Non approuvé pour utilisation » , le flux de travail se termine automatiquement et une notification est envoyée au demandeur.
Applications des fournisseurs
Lors de la création d'une demande de fournisseur , vous pouvez utiliser des listes de contrôle de balises pour recueillir des informations directement auprès des fournisseurs concernant les fonctionnalités des produits, les intégrations ou les récompenses.
Les étiquettes issues de ces réponses apparaissent aux utilisateurs finaux dans votre bibliothèque, ce qui facilite la recherche de produits. Vous pouvez également utiliser des listes de contrôle des étiquettes pour guider les évaluations conditionnelles. Si un fournisseur sélectionne « Conforme aux normes d'accessibilité » , l'application est automatiquement transmise à un expert en accessibilité pour examen.
Remarque : La visibilité des étiquettes dépendra toujours des paramètres de visibilité définis (et les respectera). Si les étiquettes ne sont nécessaires que pour une requête ou un scénario de flux de travail spécifique, envisagez de créer des étiquettes temporaires et contextuelles, réservées à ce flux de travail.