Som LearnPlatform-administratör kan du skapa arbetsflöden som utlöser åtgärder baserat på datum som är kopplade till dessa produkter. Dessa åtgärder kan inkludera ändringar som taggändringar, statusändringar eller att skicka e-postmeddelanden.
Datumutlösta arbetsflöden är användbara i situationer som:
- Avtal som löper ut eller anmälningar om dataskyddsförklaring
- Påminner administratörer om att begära feedback sex månader efter implementeringen
- Ta bort en ny tagg eller automatiskt skicka en produkt till statusen Årlig granskning
Obs: Du kan också skapa arbetsflöden för produktgranskning .
Öppna inställningar
Klicka på länken Inställningar .
Klicka på panelen Arbetsflöden.
Öppna arbetsflödesbyggaren
Klicka på rullgardinsmenyn Arbetsflödesbyggare [1]. Klicka sedan på länken Mall för kontraktsslutdatum [2].
Ange arbetsflödesinformation
I den första delen av Workflow Builder anger du information om arbetsflödet:
- Namn [1]: Ta bort standardtexten och ange ett intuitivt och meningsfullt arbetsflödesnamn.
- Beskrivning [2]: Ange en beskrivning som endast är synlig för LearnPlatform-administratörer.
- Arbetsflödestyp [3]: Inställd på Datumstyrd.
För att tillåta LearnPlatform-administratörer att visa automatiskt genererade sammanfattningar efter att arbetsflödet är slutfört, klicka på kryssrutan Aktivera AI-genererade sammanfattningar för detta arbetsflöde [4].
Arbetsflödet kan starta på, före eller efter en datumtyp.
Obs! Datum måste tillämpas på produkter för att detta arbetsflöde ska utlösas.
Välj förekomst
För att hantera när utlösaren inträffar, klicka på rullgardinsmenyn och välj alternativet före , på eller efter [1].
För utlösare före eller efter ett datum, ange antalet dagar i förväg som arbetsflödet ska utlösas [2].
Välj datumkolumn
För att hantera vilket datum som ska användas, klicka på rullgardinsmenyn Datumkolumn . Välj sedan ett befintligt datumrelaterat kolumnnamn [1].
Alternativt, för att skapa en ny datumkolumn, klicka på länken Skapa ny datumtypskolumn [2].
Lägg till ny kolumn
För att skapa en ny kolumn, ange ett namn för den nya kolumnen i fältet Kolumnnamn . Klicka sedan på knappen Lägg till kolumn [2].
För att visa och hantera den nya kolumnen, visa och hantera sidan Produkthantering .
Hantera automatiseringar
Automatiseringar [1] är de åtgärder du vill att systemet ska utföra när arbetsflödet utlöses och allt eftersom det fortskrider.
För att lägga till ytterligare automatiseringsåtgärder, klicka på knappen Lägg till automatisering [2].
Du kan också lägga till steg utöver starthändelsen. För att lägga till steg, klicka på knappen Lägg till steg [3].
För att ta bort automatisering, klicka på ikonen Ta bort [4].
Obs! Automatiseringar som sker i början av arbetsflödet sker omedelbart efter att arbetsflödet har utlösts. Automatiseringar som läggs till i steg sker efter att steget har slutförts. För mer information, besök vår guide om hur du hanterar automatiseringar och steg i ett arbetsflöde .
Förhandsgranska och spara
När du har fyllt i fälten i Workflow Builder kan du förhandsgranska arbetsflödet eller spara det. För att förhandsgranska arbetsflödet i ett linjärt diagram klickar du på knappen Förhandsgranska .
För att spara arbetsflödet i inaktivt tillstånd, klicka på knappen Spara arbetsflöde [2].
Obs! Om du navigerar bort från arbetsflödesbyggaren med osparade ändringar kommer du att bli ombedd att spara eller ignorera ändringarna.
Publicera arbetsflöde
Som standard är sparade arbetsflöden inaktiva eller opublicerade. För att aktivera eller publicera ett arbetsflöde från sidan Arbetsflöden klickar du på växlingsknappen Aktiv .
Arbetsflödet utlöses en gång om dagen för alla produkter som uppfyller utlösningsvillkoret.
