Stappen om te beginnen
Voordat u tagchecklists toevoegt, dient u uw bestaande processen te evalueren:
- Bekijk de huidige formulieren: onderzoek bestaande productaanvraagformulieren, beoordelingsformulieren of leveranciersaanvragen. Identificeer vragen of informatie die u kunt omzetten in een item voor de tagchecklist. Dit stelt leveranciers in staat om opties te selecteren die direct vertaald kunnen worden naar producttags.
- Analyseer bestaande checklists: Bekijk interne checklists of criteria die worden gebruikt om producten te evalueren. Als de checklistinformatie tijdens het beoordelingsproces kan worden verzameld, voeg de betreffende checklist dan toe als een item met de tag 'Checklist' aan uw formulieren .
- Controleer uw workflow: Identificeer workflowstappen waar een beheerder handmatig een tag toepast om een voorwaardelijke stap te activeren of een status bij te werken . Een tagchecklist kan dit proces automatiseren om consistentie te garanderen.
Met tagchecklists kunt u workflows automatiseren voor verschillende soorten formulieren.
Met behulp van tagchecklists kan indirect informatie over de aanvrager en het aangevraagde product worden verzameld. Zo kunt u bijvoorbeeld bij het indienen van een productaanvraag van de aanvrager eisen dat hij of zij de school, het vak en het leerjaar selecteert via een tagchecklist.
Als er een voorwaarde wordt toegevoegd aan een workflowstap, kunnen tags uit deze reacties voorwaardelijke beoordelingen activeren.
Voorbeelden:
- Een docent vraagt een product aan en selecteert 'Middelbare school' . De tags worden aan het hulpmiddel toegevoegd, de workflow wordt geactiveerd en de voorwaardelijke stap ' Middelbare school' wordt uitgevoerd.
- Een andere docent vraagt het product aan en selecteert 'Middelbare school' . De tool heeft nu zowel de labels 'Middelbare school' als 'Hogere school' , waardoor voor die aanvraag zowel de stappen voor 'Middelbare school' als voor 'Hogere school' worden uitgevoerd.
Beoordelaars kunnen tagchecklists gebruiken om productinformatie te verzamelen tijdens het beoordelingsproces. U kunt bijvoorbeeld een tagchecklist maken met opties zoals 'Voldoet aan toegankelijkheidsnormen' of 'Voldoet aan de privacywetgeving voor studentgegevens' . Terwijl beoordelaars het product evalueren, kunnen ze de relevante items selecteren om automatisch de bijbehorende tags toe te passen.
Als er een voorwaarde wordt toegevoegd aan een workflowstap, kunnen deze tags ook een extra beoordeling activeren. Als een beoordelaar bijvoorbeeld 'Voldoet aan de privacywetgeving voor studentgegevens' selecteert, voegt het systeem automatisch de tag toe en wijst het de voorwaardelijke stap toe aan de gegevensbeschermingsspecialist om het product te beoordelen.
Je kunt ook een tagchecklist gebruiken met een voorwaardelijke , alleen voor automatisering geschikte stap om een workflow te beëindigen. Als een beoordelaar een tag selecteert, zoals ' Niet goedgekeurd voor gebruik' , wordt de workflow automatisch beëindigd en ontvangt de aanvrager een melding.
Leveranciersapplicaties
Bij het aanmaken van een leveranciersaanvraag kunt u tagchecklists gebruiken om rechtstreeks informatie van leveranciers te verzamelen over productfuncties, integraties of onderscheidingen.
De tags uit deze reacties verschijnen voor eindgebruikers in uw bibliotheek, waardoor gebruikers producten gemakkelijker kunnen vinden. U kunt ook tagchecklists gebruiken om voorwaardelijke beoordelingen te begeleiden. Als een leverancier ' Voldoet aan toegankelijkheidsnormen' selecteert, wordt de aanvraag automatisch doorgestuurd naar een toegankelijkheidsexpert voor beoordeling.
Let op: de zichtbaarheid van tags is altijd afhankelijk van (en wordt gerespecteerd door) de instellingen voor tagzichtbaarheid. Als tags alleen nodig zijn voor een specifiek verzoek of workflowscenario, overweeg dan om tijdelijke, workflowspecifieke tags aan te maken.