Als LearnPlatform-beheerder kunt u workflows maken die acties activeren op basis van datums die aan die producten zijn gekoppeld. Deze acties kunnen betrekking hebben op wijzigingen zoals tagwijzigingen, statuswijzigingen of het verzenden van e-mailmeldingen.
Op datum gebaseerde workflows zijn handig in situaties zoals:
- Meldingen over aflopend contract of gegevensverwerkingsovereenkomst
- Beheerders eraan herinneren om zes maanden na de implementatie feedback te vragen.
- Een nieuw label verwijderen of een product automatisch naar de jaarlijkse beoordelingsstatus sturen.
Opmerking: U kunt ook workflows voor productbeoordeling aanmaken .
Open instellingen
Klik op de link Instellingen .
Klik op de tegel 'Workflows'.
Open Workflow Builder
Klik op het vervolgkeuzemenu Workflow Builder [1]. Klik vervolgens op de link Contract End Date Template [2].
Voer workflowgegevens in
Voer in het eerste deel van de Workflow Builder de details van de workflow in:
- Naam [1]: Verwijder de standaardtekst en voer een intuïtieve en betekenisvolle workflownaam in.
- Beschrijving [2]: Voer een beschrijving in die alleen zichtbaar is voor LearnPlatform-beheerders.
- Werkstroomtype [3]: Instellen op datumgestuurd.
Om LearnPlatform-beheerders de mogelijkheid te geven automatisch gegenereerde samenvattingen te bekijken nadat de workflow is voltooid, vinkt u het selectievakje 'AI-gegenereerde samenvattingen voor deze workflow inschakelen' aan [4].
De workflow kan starten op, vóór of na een bepaald datumtype.
Let op: Er moeten datums aan producten worden gekoppeld om deze workflow te activeren.
Selecteer Voorkomen
Om te bepalen wanneer de trigger plaatsvindt, klikt u op het vervolgkeuzemenu en selecteert u de optie voor , op of na [1].
Voor triggers vóór of na een datum, voer het aantal dagen van tevoren in waarop de workflow moet worden geactiveerd [2].
Selecteer de datumkolom
Om de te gebruiken datum te beheren, klikt u op het vervolgkeuzemenu Datumkolom . Selecteer vervolgens een bestaande datumgerelateerde kolomnaam [1].
Als alternatief kunt u een nieuwe datumkolom aanmaken door op de link 'Nieuwe datumkolom aanmaken' te klikken [2].
Nieuwe kolom toevoegen
Om een nieuwe kolom te maken, voert u een naam voor de nieuwe kolom in het veld Kolomnaam in. Klik vervolgens op de knop Kolom toevoegen [2].
Om de nieuwe kolom te bekijken en te beheren, ga naar de pagina Productbeheer .
Automatiseringen beheren
Automatiseringen [1] zijn de acties die je wilt dat het systeem uitvoert wanneer de workflow wordt geactiveerd en naarmate deze vordert.
Om extra automatiseringsacties toe te voegen, klikt u op de knop 'Automatisering toevoegen' [2].
Je kunt ook stappen toevoegen die verder gaan dan de startgebeurtenis. Om stappen toe te voegen, klik je op de knop Stap toevoegen [3].
Om een automatisering te verwijderen, klikt u op het pictogram Verwijderen [4].
Let op: Automatiseringen die aan het begin van de workflow plaatsvinden, worden direct na het starten van de workflow uitgevoerd. Automatiseringen die aan stappen worden toegevoegd, worden uitgevoerd nadat de stap is voltooid. Raadpleeg voor meer informatie onze handleiding over het beheren van automatiseringen en stappen in een workflow .
Voorbeeld bekijken en opslaan
Nadat u de velden in de Workflow Builder hebt ingevuld, kunt u de workflow bekijken of opslaan. Om de workflow in een lineair diagram te bekijken , klikt u op de knop 'Voorbeeld' .
Om de workflow in een inactieve staat op te slaan, klikt u op de knop 'Workflow opslaan' [2].
Let op: als u de workflowbuilder verlaat terwijl er nog wijzigingen zijn, wordt u gevraagd de wijzigingen op te slaan of te annuleren.
Publicatieworkflow
Standaard zijn opgeslagen workflows inactief of niet gepubliceerd. Om een workflow te activeren of te publiceren vanaf de pagina Workflows, klikt u op de schakelaar 'Actief' .
De workflow wordt eenmaal per dag geactiveerd voor alle producten die aan de activeringsvoorwaarde voldoen.
