Schritte zum Einstieg
Bevor Sie Tag-Checklisten hinzufügen, überprüfen Sie Ihre bestehenden Prozesse:
- Überprüfen Sie bestehende Formulare: Untersuchen Sie vorhandene Produktanforderungsformulare, Prüferformulare oder Anbieteranträge. Identifizieren Sie Fragen oder Informationen, die Sie in eine Checkliste für Produktkennzeichnungen umwandeln können. Dies ermöglicht es Anbietern, Optionen auszuwählen, die direkt in Produktkennzeichnungen übersetzt werden können.
- Analysieren Sie bestehende Checklisten: Prüfen Sie interne Checklisten oder Kriterien, die zur Produktbewertung verwendet werden. Falls die Checklisteninformationen während des Prüfprozesses erfasst werden können, fügen Sie die entsprechende Checkliste als Tag-Checkliste zu Ihren Formularen hinzu.
- Überprüfen Sie Ihren Workflow: Identifizieren Sie Workflow-Schritte, in denen ein Administrator manuell ein Tag zuweist, um einen bedingten Schritt zu aktivieren oder einen Status zu aktualisieren . Eine Tag-Checkliste kann diesen Prozess automatisieren und so für Konsistenz sorgen.
Mit Tag-Checklisten können Sie Arbeitsabläufe über verschiedene Formulararten hinweg automatisieren.
Tag-Checklisten können indirekt Informationen über den Anfragenden und das angeforderte Produkt erfassen. Beispielsweise können Sie bei der Einreichung einer Produktanfrage verlangen, dass Anfragende ihre Schule, ihr Fach und ihre Klassenstufe aus einer Tag-Checkliste auswählen.
Wenn einem Workflow-Schritt eine Bedingung hinzugefügt wird, können Tags aus diesen Antworten bedingte Überprüfungen auslösen.
Beispiele:
- Eine Lehrkraft fordert ein Produkt an und wählt „Gymnasium/Oberstufe“ aus. Die Tags werden dem Tool zugewiesen, der Workflow wird ausgelöst und der bedingte Schritt für die Oberstufe wird ausgeführt.
- Eine weitere Lehrkraft fordert das Produkt an und wählt die Mittelstufe aus. Dem Tool sind nun sowohl die Mittelstufe- als auch die Oberstufe zugeordnet , sodass für diese Anfrage beide Schritte ausgeführt werden.
Prüfer können mithilfe von Tag-Checklisten Produktinformationen während des Prüfprozesses erfassen. Beispielsweise lässt sich eine Tag-Checkliste mit Optionen wie „Erfüllt die Barrierefreiheitsstandards“ oder „Datenschutzkonform“ erstellen. Bei der Produktbewertung können die Prüfer die relevanten Punkte auswählen, um die entsprechenden Tags automatisch zuzuweisen.
Wird einem Workflow-Schritt eine Bedingung hinzugefügt, können diese Tags auch eine zusätzliche Überprüfung auslösen. Wählt ein Prüfer beispielsweise „Datenschutzkonformität für Studierendendaten“ aus, fügt das System automatisch den Tag hinzu und weist den bedingten Schritt dem Datenschutzbeauftragten zur Produktprüfung zu.
Sie können auch eine Tag-Checkliste mit einem bedingten Automatisierungsschritt verwenden, um einen Workflow zu beenden. Wenn ein Prüfer ein Tag wie „Nicht zur Verwendung freigegeben“ auswählt, wird der Workflow automatisch beendet und eine Benachrichtigung an den Antragsteller gesendet.
Anbieteranträge
Bei der Erstellung einer Anbieter-Anwendung können Sie mithilfe von Tag-Checklisten Informationen direkt von Anbietern zu Produktmerkmalen, Integrationen oder Auszeichnungen sammeln.
Die in diesen Antworten verwendeten Tags werden Endnutzern in Ihrer Bibliothek angezeigt und erleichtern ihnen die Produktsuche. Mithilfe von Tag-Checklisten können Sie außerdem bedingte Prüfungen steuern. Wählt ein Anbieter beispielsweise „Erfüllt die Barrierefreiheitsstandards“ , wird die Anwendung automatisch an einen Experten für Barrierefreiheit zur Überprüfung weitergeleitet.
Hinweis: Die Sichtbarkeit von Tags richtet sich stets nach den Tag-Sichtbarkeitseinstellungen. Werden Tags nur für eine bestimmte Anfrage oder einen bestimmten Workflow benötigt, empfiehlt es sich, temporäre, situationsbezogene Tags zu erstellen, die ausschließlich für den Workflow gelten.