Als Administrator von LearnPlatform können Sie Workflows erstellen, die Produktprüfungsprozesse auslösen. Diese Prozesse können verschiedene Schritte und Bedingungen umfassen, beispielsweise die Zuweisung von Prüfern, das Ändern von Tags und Status, das Versenden von E-Mail-Benachrichtigungen und andere automatisch ausgeführte Aktionen.
Hinweis: Sie können auch datumsbasierte Produkt-Workflows erstellen .
Einstellungen öffnen
Klicken Sie auf den Link „Einstellungen“ .
Klicken Sie auf die Kachel „Workflows“ .
Workflow-Builder öffnen
Klicken Sie auf das Dropdown-Menü „Workflow Builder“ [1]. Klicken Sie anschließend auf den Link „Produktprüfungsvorlage“ [2].
Workflow-Details eingeben
Im ersten Teil des Workflow-Builders geben Sie die Details zum Workflow ein:
- Name [1]: Löschen Sie den Standardtext und geben Sie einen intuitiven und aussagekräftigen Workflow-Namen ein.
- Beschreibung [2]: Geben Sie eine Beschreibung ein, die nur für Administratoren der LearnPlatform sichtbar ist.
- Workflow-Typ [3]: Auf Produktprüfung eingestellt.
Um den Administratoren von LearnPlatform zu ermöglichen, nach Abschluss des Workflows automatisch generierte Zusammenfassungen anzuzeigen, klicken Sie auf das Kontrollkästchen „KI-generierte Zusammenfassungen für diesen Workflow aktivieren“ [4].
Um mehrere Anfragen in einem einzigen Prüfprozess zusammenzufassen, klicken Sie auf das Kontrollkästchen "Anfragen in einem einzigen Workflow-Lauf kombinieren" [5].
Der Workflow beginnt, sobald ein Benutzer ein Produktanforderungsformular einreicht. Um ein Formular auszuwählen, klicken Sie auf das Dropdown-Menü „Formular“ . Sie können das standardmäßige Systemanforderungsformular oder ein benutzerdefiniertes Formular auswählen.
Hinweis: Formulare werden Produkten anhand ihres Status zugeordnet. Daher können Sie Fragen und Arbeitsabläufe pro Status individuell anpassen. Beispielsweise können Produkte mit dem Status „Nicht in der Bibliothek“ oder „Geprüft & Abgelehnt“ unterschiedliche Formulare und Arbeitsabläufe haben.
Automatisierungen verwalten
Automatisierungen [1] sind die Aktionen, die das System ausführen soll, wenn der Workflow ausgelöst wird und während er fortschreitet.
Um weitere Automatisierungsaktionen hinzuzufügen, klicken Sie auf die Schaltfläche „Automatisierung hinzufügen“ [2].
Sie können auch weitere Schritte nach dem Startereignis hinzufügen. Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche „Schritt hinzufügen“ [3].
Um eine Automatisierung zu entfernen, klicken Sie auf das Symbol „Löschen“ [4].
Hinweis: Automatisierungen, die am Anfang des Workflows ausgeführt werden, erfolgen unmittelbar nach dessen Auslösung. Automatisierungen, die einzelnen Schritten hinzugefügt werden, werden nach Abschluss des jeweiligen Schritts ausgeführt. Weitere Informationen finden Sie in unserem Leitfaden zur Verwaltung von Automatisierungen und Schritten in einem Workflow .
Vorschau und Speichern
Nachdem Sie die Felder im Workflow-Builder ausgefüllt haben, können Sie den Workflow in der Vorschau anzeigen oder speichern. Um den Workflow in einem linearen Diagramm anzuzeigen , klicken Sie auf die Schaltfläche „Vorschau“ .
Um den Workflow im inaktiven Zustand zu speichern, klicken Sie auf die Schaltfläche Workflow speichern [2].
Hinweis: Wenn Sie den Workflow-Builder verlassen, während Ihre Änderungen nicht gespeichert sind, werden Sie aufgefordert, die Änderungen zu speichern oder zu verwerfen.
Workflow veröffentlichen
Gespeicherte Workflows sind standardmäßig inaktiv oder unveröffentlicht. Um einen Workflow auf der Seite „Workflows“ zu aktivieren oder zu veröffentlichen, klicken Sie auf den Schalter „Aktiv“ .
Der Workflow wird einmal täglich für alle Produkte ausgelöst, die die Auslösebedingung erfüllen.
Sie können Workflows über die Seite Workflow-Verwaltung verwalten .
