U kunt ledenlijsten uploaden om ervoor te zorgen dat alle leden van uw organisatie zijn goedgekeurd en dat namen of e-mailadressen van medewerkers automatisch in bulk worden toegevoegd en geverifieerd. Hierdoor worden ze ook opgenomen in feedback en workflows. Deze handleiding beschrijft drie opties om uw ledenlijsten naar LearnPlatform te uploaden.
Het uploaden van personeelslijsten is optioneel en heeft geen invloed op wie kan inloggen op LearnPlatform. Nieuwe medewerkers die bij uw organisatie komen werken en niet zijn opgenomen in uw meest recente personeelslijst, kunnen dus nog steeds inloggen en toegang krijgen tot LearnPlatform via Single Sign-On (SSO) .
Om inzicht te krijgen in welke gebruikers producten gebruiken, worden ledengegevens gekoppeld aan de inventarisgegevens van browserextensies. U kunt uw inventarisdashboard filteren op functieniveau en organisatie.
Wie je in je teamopstelling opneemt, hangt af van de volgende factoren:
- Wie volgens uw organisatie toegang heeft tot de functies van LearnPlatform ? Alle medewerkers die producten moeten kunnen aanvragen, taken moeten kunnen uitvoeren en workflows binnen uw account moeten kunnen beheren, moeten in uw lijst worden opgenomen.
- Wie levert gebruiksgegevens aan in uw inventarisdashboard ? Nadat de leerlingenlijsten zijn geüpload, kunnen LearnPlatform-beheerders de gegevens van de browserextensie filteren op schoollocatie en leerjaar, indien die informatie in de leerlingenlijsten is opgenomen.
De volgende voorwaarden zijn van toepassing:
- Een aangeschaft LearnPlatform-abonnement . Organisaties die gebruikmaken van het gratis inventarisdashboard kunnen geen ledenlijsten uploaden naar hun account.
- Controleer of uw gebouw-/organisatienamen overeenkomen met de gebouwen in uw SIS . Om dit te controleren, klikt u na het inloggen op het tabblad Leden . Nieuwe klanten dienen hun toegewezen projectadviseur op de hoogte te stellen van eventuele wijzigingen die tijdens de implementatie nodig zijn. Bestaande klanten die de implementatie hebben voltooid en hun organisaties willen bijwerken, of die voor het eerst met het proces beginnen, kunnen een e-mail sturen naar support-lp@instructure.com .
Drie manieren om teamlijsten te uploaden
| Optie A: OneRoster SFTP (aanbevolen) | Optie B: Automatische SFTP-upload | Optie C: Handmatig uploaden |
|---|
| Wie kan het gebruiken? | Gebruikers die beschikken over een SIS (of een tool die met hun SIS samenwerkt) kunnen een SFTP-verbinding instellen om OneRoster .csv-bestanden te exporteren. Let op: dit gebeurt via een SFTP-verbinding. LearnPlatform ondersteunt momenteel geen OneRoster-synchronisatie via de API. | Gebruikers die geen SIS (of een tool die met hun SIS werkt) hebben waarmee ze een SFTP-verbinding kunnen instellen om OneRoster .csv-bestanden te exporteren, kunnen dit programma niet gebruiken. Let op: De meeste partners van PowerSchool gebruiken deze methode voor het uploaden van leerlingenlijsten, tenzij ze toegang hebben tot een andere tool in combinatie met PowerSchool die een SFTP-verbinding tot stand kan brengen. | Gebruikers die geen SIS (of een tool die met hun SIS werkt) hebben waarmee ze een SFTP-verbinding kunnen instellen om OneRoster .csv-bestanden te exporteren, kunnen dit programma niet gebruiken. Gebruikers die graag flexibel willen zijn in hoe vaak ze roosters kunnen uploaden. |
| Hoe vaak worden de teamopstellingen bijgewerkt? | Afhankelijk van de SIS-configuratie, zo vaak als elke 24 uur. | De roosterbestanden worden zo vaak als eens per kwartaal verwerkt. Uw organisatie moet uw SIS-provider of FTP-provider zo configureren dat de bestanden eens per kwartaal naar ons worden verzonden. | Roosterbestanden worden kort na ontvangst verwerkt. De verwerking kan tot 15 werkdagen duren, afhankelijk van het aantal roosterverzoeken. |
| Hoe begin ik? | Nieuwe klanten dienen hun toegewezen projectadviseur tijdens de implementatie op de hoogte te stellen. Bestaande klanten die de implementatie hebben voltooid en geïnteresseerd zijn in het overschakelen naar deze uploadmethode, of die het proces voor het eerst starten, kunnen een e-mail sturen naar support-lp@instructure.com . Vermeld daarbij dat u SFTP-gegevens aanvraagt voor de OneRoster-export. | Nieuwe klanten dienen hun toegewezen projectadviseur tijdens de implementatie op de hoogte te stellen. Bestaande klanten die de implementatie hebben voltooid en geïnteresseerd zijn in het overschakelen naar deze uploadmethode, of die het proces voor het eerst starten, kunnen een e-mail sturen naar support-lp@instructure.com . Vermeld daarbij dat u SFTP-gegevens voor optie B aanvraagt. Houd vervolgens uw e-mail in de gaten voor inloggegevens van onze files.com-server. | Upload uw bestand rechtstreeks via de widget in het Helpcentrum. Als u een nieuwe klant bent en zich in de implementatiefase bevindt, laat dit dan na het indienen van de bestanden weten aan uw toegewezen projectadviseur. |
| Hoe lang worden bestanden bewaard? | Niet van toepassing | Geüploade spelerslijsten worden 3 maanden bewaard. | Geüploade spelerslijsten worden 3 maanden bewaard. |
Optie A: OneRoster-automatisering (aanbevolen)
LearnPlatform ondersteunt een OneRoster-verbinding via SFTP, waarmee u de gebruikersgegevens en inventaris van uw organisatie nauwkeurig en actueel kunt houden. OneRoster-bestanden bevatten gevoelige gegevens over docenten en leerlingen, maar kunnen doorgaans zo worden geconfigureerd dat ze alleen de noodzakelijke kenmerken bevatten, zodat onze applicatie uw leden via uw SIS-provider kan bijwerken.
OneRoster versie 1.1 is de standaardspecificatie voor het veilig delen van klassenlijsten en gerelateerde gegevens tussen een leerlinginformatiesysteem (SIS) en elk ander systeem (in dit geval LearnPlatform). De OneRoster-standaard ondersteunt exporteren en importeren in spreadsheetformaat (CSV). Met OneRoster maken scholen de weg vrij voor digitale leermiddelen en voorkomen ze problemen voordat ze zich voordoen.
Vereisten
Tijdens het exporteren kunnen er extra bestanden worden meegestuurd. Om uw roosters te verwerken, hebben we minimaal de volgende gegevens nodig:
Aanvullende vereisten:
- OneRoster CSV-bestanden moeten in een zip-map worden geplaatst. Het is aan te raden alle bestanden in één mapstructuur te bewaren bij het maken van een zip-bestand.
- Controleer voordat u bestanden uploadt of alle roosterbestanden in UTF-8 zijn gecodeerd en niet in UTF-8 met BOM.
- De verplichte velden of kolomkoppen moeten overeenkomen met de OneRoster-standaard. Zorg ervoor dat uw roosterkolommen en celwaarden exact overeenkomen met de IMSGlobal OneRoster versie 1.1-standaard . Dit geldt voor alle bestanden in uw .zip-map.
- De namen van de kolomkoppen moeten exact hetzelfde gespeld worden (inclusief hoofd- en kleine letters) als in de OneRoster-standaard.
- Het bestand Orgs.csv moet een rij van het type district bevatten met een sourcedId die fungeert als de parentSourcedId van de onderliggende organisaties.
Stap 1
Tijdens het implementatieproces krijgt u toegang tot een FTP-endpoint om uw eerste OneRoster-bestand te uploaden. Een medewerker van LearnPlatform zal de metadata van het endpoint met u delen. Klanten die het implementatieproces al hebben afgerond, kunnen een endpoint aanvragen door een e-mail te sturen naar support-lp@instructure.com .
Via het FTP-eindpunt kan LearnPlatform uw SIS-gegevens vooraf laden en ons systeem kalibreren voor geautomatiseerde OneRoster-verwerking.
Stap 2
Configureer en activeer de SIS-export via SFTP naar het LearnPlatform-eindpunt. Een voorbeeld hiervan is te vinden op Classlink .
Stap 3
Laat het supportteam weten dat je de bestanden hebt door een e-mail te sturen naar support-lp@instructure.com . Een medewerker van LearnPlatform neemt contact met je op als er vragen zijn over de kalibratie van het systeem en wanneer je roosters zijn gekoppeld en verwerkt.
Stap 4
Ons systeem verwerkt deze bestanden doorgaans dagelijks en werkt uw gebruikerslidmaatschappen elke 24 uur bij, afhankelijk van uw exportplanning.
Probleemoplossing
Er is geen districtrij aanwezig.
Voeg bij het exporteren van het orgs.csv-bestand een rij met districten toe, zodat uw ledenlijsten automatisch worden verwerkt.
De verplichte velden of kolomkoppen voldoen niet aan de OneRoster-standaard.
Zorg ervoor dat de kolomwaarden en celwaarden in uw rooster exact overeenkomen met de IMSGlobal OneRoster versie 1.1-standaard .
De orgSourcedIds in het users.csv-bestand komen niet overeen met alle SourcedIds in het orgs.csv-bestand.
Zorg ervoor dat alle orgSourcedIds in het users.csv-bestand overeenkomen met de waarden in het orgs.csv-bestand.
De waarden in de kolommen enabledUser en sourcedId ontbreken.
Zorg ervoor dat de kolom enabledUser aanwezig is in het bestand users.csv en dat de waarden in de kolom sourcedId uniek zijn voor elke leerling en docent in het bestand users.csv. Als aan deze vereisten niet wordt voldaan, mislukt de OneRoster-upload.
De onderstaande bestanden zijn niet verplicht. Als u er echter voor kiest om deze in uw .zip-map op te nemen, moeten ze wel exact in het OneRoster-formaat zijn, inclusief de bestandsnaam en alle kolomkoppen.
- academicSessions.csv: de S in sessions moet met een hoofdletter worden geschreven.
- klassen.csv
- cursussen.csv
- demographics.csv
- enrollments.csv
Aanvullende overwegingen
- Indien mogelijk wordt aangeraden om de persoonlijk identificeerbare informatie van de student, zoals voornaam, achternaam, adres en telefoonnummer, te verwijderen.
- Identity Manager heeft voor alle LMS- of SSO-systemen een methode ontwikkeld om OneRoster-gegevens te exporteren naar bevoegde partijen (zoals LearnPlatform). Raadpleeg onze OneRoster-integratiehandleiding voor meer informatie.
Optie B: Automatische upload van de teamlijst (wordt niet automatisch verwerkt)
Upload een .CSV-bestand met de velden uit de sjabloon . Gebruik de volgende SFTP-gegevens:
- Server: learnplatform.files.com
- Gebruikersnaam: (naar u verzonden door files.com)
- Wachtwoord: (naar u verzonden door files.com)
- FTP-poort: 21
- SFTP-poort: 22
Deze roosters worden binnen 8-10 werkdagen na de eerste upload verwerkt en vervolgens elk kwartaal.
Opmerkingen:
- Deze automatisering gebeurt via SFTP en is van toepassing op ledenlijsten die niet in het OneRoster-bestandsformaat zijn.
- Roosters die via deze methode worden geüpload, worden maximaal eens per kwartaal verwerkt. Uw organisatie moet uw SIS-provider of FTP-provider zo configureren dat de bijgewerkte bestanden eens per kwartaal worden verzonden.
- Als dit nog niet tijdens de implementatie is gedaan, neem dan contact op met support-lp@instructure.com om uw SFTP-gegevens aan te vragen. U ontvangt een uitnodigingsmail van files.com naar uw SFTP-map met uw gebruikersnaam en wachtwoord. Van daaruit kunt u het automatisch uploaden van bestanden aan uw kant instellen via FTP-providers zoals files.com en/of uw SIS-provider.
Optie C: Handmatig uploaden van de teamlijst (wordt niet automatisch verwerkt)
Om uw gebruikers- en studentbestanden handmatig te uploaden, uploadt u een .CSV-bestand door onderstaand formulier in te vullen. De hier geüploade bestanden worden naar een SFTP-map verzonden en binnen 15 dagen door LearnPlatform verwerkt. De verwerking vindt plaats nadat u een nieuw bestand hebt ingediend.
Opmerkingen:
- Verstuur geen leerlingen- of docentenlijsten naar LearnPlatform buiten SFTP (via e-mail of het delen van een Google-link). Dit is niet veilig.
- Voor vragen over privacy kunt u ons privacybeleid raadplegen.
Veelgestelde vragen over sjabloon optie B/C
Wat als ik docenten/medewerkers heb die bij meerdere leerjaren en/of scholen horen?
We raden de onderstaande formaten aan bij het uploaden van het docentenbestand naar uw FTP-map.
Voorkeursformaat
Aanvullend formaat
Sommige organisaties kiezen ervoor om geen leerjaren voor docenten op te nemen en filteren in plaats daarvan op school. Als u ervoor kiest om leerjaren op te nemen, hebben we numerieke waarden voor de leerjaren nodig. Gebruik de Common Education Data Standards -codes voor leerjaren wanneer u leerjaren opneemt.
Moeten we beheerders met een gebruikersaccount per leerjaar en per school vermelden?
Voor beheerders kunt u de velden voor leerjaren en scholen leeg laten; deze worden dan aan het district gekoppeld. Wanneer u in het gebruiksdashboard ' alle organisaties' of 'geen' selecteert, worden de beheerdersgegevens weergegeven. Als beheerders alleen voor een specifieke school of een groep scholen (en leerjaren) werken, moet u alle leerjaren en scholen waaraan ze verbonden zijn, vermelden.
Voeg docenten en personeelsleden afzonderlijk toe.
Als een gebruiker niet in uw ledenlijst staat of niet als medewerker in uw LearnPlatform-account is geregistreerd, kunt u deze individueel toevoegen door op het vervolgkeuzemenu Leden te klikken [1].
Selecteer de optie 'Docenten' [2] en klik vervolgens op de knop 'Nieuwe docent toevoegen' [3].
Voer de voor- en achternaam van de gebruiker, het e-mailadres, het leerjaar en het vak in [4]. Klik op de knop 'Toevoegen' om de gegevens op te slaan [5].
Let op: Hiermee worden gebruikers niet aan de juiste bouwlocatie/functiegroep toegevoegd voor filterdoeleinden in het inventarisdashboard. Dat kan alleen via een van de drie opties voor het uploaden van roosters.
